Rédiger des cahiers des charges au moindre coût. Rencontre avec Luc Dumont

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Valoriser la connaissance qu’une entreprise produit à travers la rédaction de ses documents techniques, en améliorant leur archivage et leur interconnexion. Telle est une problématique à laquelle se propose de répondre Næpt au moyen d’une plateforme d’assistance. Son cofondateur nous en dit plus sur ce concept et les motivations qui l’ont décidé à franchir le pas de l’entrepreneuriat innovant.

- Vous avez créé une start-up dénommée Næpt. Que cache d’ailleurs cet acronyme, si c’en est un ?

Permettez-vous de ménager encore un peu le mystère, en vous expliquant d’abord la solution que nous proposons, car les deux sont liés…

- Allons- y !

Pour cela, j’ai au préalable une question à vous poser : vous est-il déjà arrivé de rédiger ou de répondre à un cahier des charges ?

- Moi, non, mais je côtoie beaucoup de professionnels qui sont dans l’une ou l’autre de ces situations…

Pour ma part, cela a consisté en une partie de mes activités professionnelles (disons 10-15%), quand j’ai été ingénieur de développement au sein d’un grand groupe industriel (Safran). C’est d’ailleurs dans ce cadre que j’ai rencontré mon futur associé, Julien Aupart. Nous avions fait le même constat : on rédigeait des cahiers des charges, qui l’avaient déjà été par le passé. Plutôt que d’explorer le répertoire réseau pour en retrouver la trace, on réinventait la roue, avec tout ce que cela signifie en termes de perte de temps. Avec Julien, nous nous sommes donc dit qu’il y avait peut-être intérêt à se doter d’un outil, qui permette de rédiger la documentation relative au projet, en partant de l’existant et, ainsi, d’économiser notre temps. Faute de l’avoir trouvé, nous avons entrepris de le créer nous-mêmes.

- Comment se présente-t-il ?

Sous la forme d’une plateforme d’assistance à la rédaction de documents projet et d’aide à la prise de décision, basée sur toute la documentation relative à un marché. En dieu sait si un marché peut en générer beaucoup entre le cahier des charges, les réponses des fournisseurs, les rapports de validation ou de spécification… Pour l’essentiel, cette documentation est archivée, mais sans être valorisée.

- Est-ce un problème général ?

Non, dans la mesure où bien des entreprises ont pris conscience de cette réalité et se sont employées à valoriser leurs archives. L’heure est désormais à ce qu’il est convenu d’appeler le knowledge management, soit la gestion des connaissances accumulées par une organisation, tout au long de ses projets. Mais à chaque entreprise, sa manière de gérer cette connaissance. Nous, nous en proposons une, basée sur la documentation technique des projets.

Naept1Capture d’écran - Exigence projet Lorem Ipsum- En quoi consiste-t-elle concrètement ?

A assurer la traçabilité de tous les documents attachés au cahier des charges, en les indexant de façon à les rendre accessibles depuis une plateforme. Cela peut paraître simple, c’est en réalité compliqué car entre le cahier des charges et les réponses des sous-traitants, le lien n’est pas toujours évident. Une réponse peut être connectée à une ou plusieurs exigences du cahier des charges. On se retrouve ainsi avec un maillage très dense entre deux documents et il y a une reconstruction méthodique à faire pour les intégrer de la manière la plus pertinente dans notre plateforme.

- Cela n’implique-t-il pas d’entrer dans le cœur d’activité de l’entreprise avec tout ce que cela suppose en termes de confidentialité, mais aussi de connaissance des spécificités de ses métiers ?

Le respect de la confidentialité est un enjeu clé. C’est pourquoi nous proposons deux modalités d’usage de notre plateforme : ou bien, une offre Software as a Service – nous hébergeons les données de nos clients. Ou bien par l’octroi d’une « Licence On Premise » – la plateforme est installée sur les serveurs client et le modèle de revenu consiste en un abonnement annuel.

Naept2SchÇma Synaeptique 2- Votre plateforme est-elle adaptée à tout secteur d’activité ?

Oui. Mon associé, Julien Aupart, et moi, avons travaillé sur divers projets dans les domaines de l’aéronautique, de automobile, du ferroviaire, de la Défense… C’est en référence à eux que nous avons conçu notre plateforme. Cela étant dit, celle-ci peut intéresser bien d’autres domaines. D’ailleurs, des personnes travaillant dans une grande société du divertissement nous ont dit être confrontées aux mêmes problématiques : elles font appels à des prestataires, ce qui donne lieu à une production chaînée de divers documents. Nous avons également rencontré des juristes qui se sont dits tout autant intéressés – de fait, les textes juridiques qu’ils produisent s’appuient sur des références à d’autres textes juridiques. On retrouve donc le même maillage que j’évoquais et qui sous-tend le principe de notre plateforme. Elle a beau avoir été inspirée dans le contexte d’une ingénierie industrielle, elle ne s’en applique pas moins à une infinité de projets, dès lors qu’ils impliquent des intervenants de métiers différents.

- On devine à quel point votre projet doit être passionnant au sens où il vous permet d’investir d’autres secteurs professionnels, d’autres métiers… Mais n’est-ce pas aussi un défi que de devoir connaître le fonctionnement spécifique d’une organisation pour rendre possible l’intégration des documents propres à son activité ?

Si, mais c’est précisément cela qui nous motive : nous confronter à un domaine d’activité différent du nôtre, mobilisant des méthodes et des procédures, qui nous sont encore inconnues. Notre intention, à mon associé et à moi, est d’ailleurs d’identifier à terme de bonnes pratiques ou méthodes dans l’idée de contribuer à leur diffusion, leur mutualisation. Qui sait, des outils utilisés par des juristes, pour les besoins de la rédaction de leurs documents, gagneraient à être adoptés par des ingénieurs. Bien plus, notre plateforme pourrait déboucher sur l’invention d’autres méthodes, en favorisant une logique collaborative.

- Vous me faites penser à un ingénieur de recherche de chez Nokia, rencontré à l’occasion du Nokia 5G Smart Campus Event, et qui témoignait de la manière dont il était amené à travailler avec un large spectre d’industriels, de différents secteurs d’activité, en vue d’intégrer la 5G dans leurs process. Il fallait l’entendre parler avec précision des diverses problématiques industrielles auxquelles il était confronté, et les métiers qu’il lui a fallu découvrir (l’extraction minière, l’outillage…), étant entendu que les briques dont Nokia dispose sur étagère demandent à être adaptées. Il expliquait comment il en était devenu un spécialiste à force de s’engager dans une démarche d’innovation collaborative. N’en va-t-il finalement pas différemment de vous ?

Il n’en va effectivement pas différemment. Notre propos n’est pas de proposer une solution clé en main, mais de la co-construire avec nos clients partenaires. Notre collaboration procède pour cela en plusieurs phases de façon à prendre connaissance progressivement de leurs besoins. Car il va de soi que ce n’est pas à notre client de s’adapter à notre outil mais à lui de s’adapter à ses process. Ce qui nous amène à développer différents modules, de façon à construire un outil à la carte.

- Dans quelle temporalité vous engage une telle collaboration ? Combien de temps s’écoule-t-il entre le moment de la contractualisation et la mise au point d’une solution adaptée ?

Ce peut prendre beaucoup de temps ! Nous sommes en discussion depuis plusieurs mois avec un grand groupe, qui a besoin d’optimiser une partie de son processus documentaire. Nous en avons d’ores et déjà rencontré plusieurs parties prenantes. Au stade où nous en sommes, il nous faudrait aller plus profondément dans la description de ce besoin, en programmant des interviews…

- Tiens ?! Comme celle que nous faisons en ce moment ?

Oui, d’une certaine façon. Car ce qui nous importe, c’est d’avoir une compréhension aussi fine que possible de la manière dont les parties prenantes collaborent, des informations dont elles ont besoin et à quel moment, de façon à savoir quels sont parmi nos modules les plus pertinents et comment les adapter le cas échéant de façon à coller au plus près des besoins des unes et des autres.

- Quel est votre modèle économique ? Comment intégrez-vous le coût de ce long processus préalable à la mise en œuvre d’une solution adaptée et qui d’ailleurs ne peut qu’être bénéfique au client, de par la réflexion dans laquelle il l’engage sur l’intérêt à repenser l’archivage de sa documentation ?

A partir de l’instant où l’entreprise est intéressée, nous proposons un processus en quatre étapes, sans obligation pour elle d’aller à son terme. La première étape consiste en une pré-étude : nous proposons une définition succincte du besoin, une estimation du coût actuel, d’une part, du gain qui peut être escompté grâce à notre solution, d’autre part. Cette étape peut se dérouler en quelques semaines, le temps de rencontrer les parties concernées, de leur présenter notre démarche et, pour elles, de nous exprimer leurs besoins, de nous décrire leurs process. Naturellement, le contrat que nous signons comporte dès ce stade des clauses de confidentialité.
La 2e étape consiste en une étude approfondie ; nous prenons le temps de rencontrer les intervenants pour une étude détaillée de tout le processus. Nous listons tous les métiers de l’organisation susceptibles d’utiliser notre solution, dans un périmètre défini, entre les fonctions supports et les fonctions ingénieurs, sachant que celles-ci peuvent être diverses (un ingénieur informatique n’a pas les mêmes besoins qu’un ingénieur matériau, par exemple). Pour cela, nous allons à la rencontre de chacun, pour les interviewer (durant une heure, environ), sur la base d’un questionnaire spécifique à chaque métier (c’est dire si nos interviews n’ont finalement guère à voir avec celle que nous faisons actuellement !).

- Non, effectivement, les questions me viennent au fil de notre conversation…

(Sourire). Et puis nous profitons de ces entretiens pour présenter la maquette de la plateforme telle qu’on l’imagine à ce stade. A l’issue de cette série d’entretiens, nous livrons trois documents : une analyse statistique et organisationnelle du processus de documentation (le type de difficultés que rencontre l’entreprise, ses atouts) ; un cahier des charges des besoins logiciels de l’organisation sur le périmètre défini ; enfin, notre proposition de réponse à ce cahier des charges (les modules déjà disponibles, les modules supplémentaires à développer, une roadmap d’implémentation avec un échéancier des tests).

- En quoi consistent les deux étapes suivantes ?

La 3e correspond au déploiement opérationnel de la plateforme avec les modules répondant aux besoins de l’entreprise. Enfin, la 4e étape, en des interventions pour de l’amélioration continue du process : suivant l’offre qu’il a choisi (SaaS ou On Premise), le client nous fait ses retours et nous apportons des mises à jour et améliorations à la plateformes, en faisant profiter de l’expertise acquise au fil de nos interventions dans d’autres organisations.

- Où en êtes-vous dans le développement de Næpt ? Combien de clients comptez-vous actuellement ?

Aujourd’hui, nous avons initié la phase de pré-étude avec quatre entreprises de grande taille, comptant plusieurs milliers de salariés. Nous avions engagé des négociations avancées avec une autre entreprise pour la définition du périmètre d’une étude approfondie, laquelle devrait être lancée d’ici quelques semaines. Hélas, confrontée à la crise qui affecte le secteur automobile, elle a préféré se concentrer sur la restructuration de ses process et, donc, suspendre notre collaboration. Ainsi va la vie de l’entrepreneur. Une autre entreprise avait manifesté un besoin clairement identifié ; nous avons commencé avec elle une phase de pré-étude.
Nous sommes par ailleurs en quête de bêta-testeurs, au sein d’entreprises de plus petite taille, car notre ambition est bien de développer un outil qui puisse assister toutes les parties prenantes d’un projet, au sein mais aussi en dehors de l’organisation qui le porte. Déjà, au sein de l’entreprise pour laquelle nous avions travaillé, mon associé et moi, nous avions affaire à des sous-traitants et fournisseurs, qui n’étaient pas en mesure d’utiliser les mêmes outils que nous, ce qui empêchait un usage optimal des interfaces. Nous cherchons donc à développer une version plus allégée pour les besoins des bureaux d’études, qui n’ont a priori pas les mêmes besoins que les grands comptes.

- Quelles sont les perspectives en termes de marché ?

Nous avons achevé une étude de marché en collaboration avec une Junior Entreprise, qui a contacté près de 200 bureaux d’études, pour leur soumettre un questionnaire que nous avions établi. Les résultats nous ont confortés dans les hypothèses que nous avions formulées sur le développement de cette seconde plateforme. Nous devrions en avoir une toute première version d’ici la fin de l’année, que l’on pourra tester auprès de bureaux d’études volontaires, avant, comme nous l’espérons, de la commercialiser.

- Quels sont les effectifs mobilisés par votre start-up pour mener à bien cette intervention au long cours ?

Nous envisageons de procéder à deux premiers recrutements, un développeur, au début de l’année 2020, dès que se concrétisera la collaboration avec deux autres clients, puis d’ici un an, une personne pour de la prospection commerciale. Pour l’heure, les effectifs se réduisent à mon associé (CTO) et moi-même (plus en charge de la gestion et du développement commercial). Nous collaborons par ailleurs avec des free lances pour le développement des modules, qui ont été spécifiés… – et à faible valeur ajoutée. Nous conservons le développement des éléments stratégiques et sensibles relatifs à notre R&D.

- Qu’est-ce qui, dans votre parcours, vous a prédisposé à imaginer cette plateforme, qui exige des compétences particulières en informatique, comme on le devine ?

Je suis diplômé de Polytech Annecy-Chambéry, une école qui forme des ingénieurs généralistes, avec néanmoins une spécialisation en physique appliquée et instrumentation. J’ai débuté ma carrière au sein d’un service de réalisation de bancs de test : je spécifiais le besoin, développais le banc et le testais. Un travail, qui me plaisais car il me permettait de maîtriser toute la chaîne de conception. Mon associé a, lui, des compétences en électronique et en développement de logiciel. Lui et moi voulions capitaliser sur les bonnes pratiques des entreprises auprès desquelles nous intervenions. Nous avons beaucoup phosphoré, comme peuvent le faire des startuppers, sur toutes sortes de solutions avant d’en concrétiser une.

- La plateforme, donc…

Non, celle-ci ne s’est pas imposée d’emblée. Nous avions en tête un autre projet, avant de constater qu’il nous fallait un outil pour le spécifier, le structurer. C’est comme cela que le projet de plateforme d’assistance à la rédaction de cahiers des charges s’est imposé : nous savions qu’il y a avait un marché pour cela et nous-mêmes en avions besoin. Autant donc commencer, nous sommes-nous dit, par le projet qui pourrait nous aider à en financer d’autres.

- Qu’est-ce qui vous a déterminé à vous lancer dans l’entrepreneuriat innovant ?

Mon associé et moi sommes encore jeunes et nous nous sommes dit que c’était le moment de nous lancer. Comme lui, j’étais un peu frustré de passer d’un projet à l’autre, sans aller plus loin que l’objet de ma mission. Or, moi, ce qui me motivait dans mon travail, c’était la possibilité d’aider à suggérer des améliorations en mettant à profit mon regard extérieur de développeur. D’ailleurs, à l’issue de chacune de mes missions, j’avais pris l’habitude de proposer une réunion au client et à mon chef de projet pour faire part des idées, qui m’étaient venues à l’esprit. Une démarche totalement désintéressée au sens où je ne demandais pas à être rétribué pour cela. Avant toute chose, mon souci, c’était de contribuer à apporter le plus d’amélioration possible à mon client.

- Comment vos interlocuteurs réagissaient-ils ?

Le plus souvent, ils étaient réceptifs et prenaient le temps de m’écouter, mais sans que je sache les suites qu’ils donnaient à mes recommandations. En revanche, il m’est arrivé d’avoir des retours plus que positifs d’entreprises auxquelles j’ai fait part de mes commentaires de consommateur, cette fois, sur leur produit, toujours dans cette idée de contribuer à apporter des améliorations. Par exemple, vous voyez ce sac à dos ? Il se trouve que je suis très fan de la marque. Et bien, après une première année d’utilisation, je me suis aperçu qu’il y avait des caractéristiques que j’appréciais, d’autres moins. J’ai donc adressé un long email en pointant les points d’amélioration possibles…

- Comment cette société a-t-elle réagi ?

Très positivement. J’ai eu droit à un bon de réduction sur mon prochain achat ! Une autre entreprise a réagi tout aussi positivement. C’est Withings, qui fabrique la montre que j’ai autour du poignet. Une montre connectée. Je lui avais adressé plusieurs emails avec à chaque fois de nouvelles suggestions… Il y a plus d’un an de cela, j’ai été invité à me rendre à son siège. C’est à cette occasion que je me suis vu offrir cette montre. L’équipe qui m’a reçu en a profité pour refaire un point sur ce que j’aimais et que je n’aimais pas dans son produit.

- Revenons-en à Næpt, comment envisagez-vous le financement de son développement ?

Au début, mon associé et moi avons puisé dans nos économies, pour amorcer le projet. Aujourd’hui, nous n’envisageons toujours pas de levée d’argent. Notre concept ne nécessite pas des besoins aussi importants que pour des projets plus technos. Nous tablons sur la possibilité de financer notre projet comme d’autres, grâce à nos premiers contrats, avec l’espoir aussi de pouvoir mettre en place à cette occasion de premières versions de notre plateforme en conditions réelles.

- Précisons que l’entretien se déroule à IncubAlliance où vous êtes incubés. Qu’est-ce qui vous a décidé à choisir cet incubateur ?

Au moment de créer Næpt, mon associé et moi n’avions pas d’inquiétude quant à l’intérêt de notre produit et de pouvoir le développer. En revanche, nous n’avions pas d’expérience en gestion ni en création d’entreprise. J’ai donc suivi une première formation puis une autre, plus adaptée à la création d’une start-up. Mon associé et moi nous sommes donc mis en quête d’un lieu, en hésitant entre un incubateur et une couveuse. Finalement, force était de constater que c’est le premier qui se prêtait le mieux à nos besoins. Nous avons donc concentré nos efforts sur la recherche d’un incubateur. C’est ainsi que nous sommes arrivés à IncubAlliance, quoiqu’il ne fût pas forcément notre premier choix…

- Pourquoi ?

J’habite à Paris et mon associé à Plaisir. Pour l’un comme pour l’autre, ce n’est pas simple de venir jusqu’à Orsay [où se trouve IncubAlliance]. Mais à l’occasion de notre premier entretien, nous avons pris la mesure du fait qu’il se trouvait dans l’écosystème de Paris-Saclay, en connexion avec des sociétés avec lesquelles nous avions travaillé par le passé. C’était au final le meilleur choix possible.

- Au fait, pourquoi Næpt ?

Parce que, ainsi que je vous le disais, le rôle de notre outil est de faire un maillage des documents techniques produits entre les différentes parties prenantes d’un projet. Ce qu’on peut visualiser sous la forme d’un réseau synaptique, les neurones représentant les connaissances et savoir-faire des clients, les synapses, les liens que nous établissons entre eux pour améliorer la conduite du projet. Nous positionnant au cœur de ce réseau, nous avons adopté le cœur du mot synaptique, en y ajoutant un « e », pour jouer sur l’effet graphique de l’ « æ », qui suggère déjà bien visuellement l’idée de connexion.

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